-----
3 Lập kế hoạch dự án
3.1
Khái niệm
Hầu hết các nghiên cứu đều chỉ ra rằng nguyên nhân thất bại
của các dự án chủ yếu là do công tác quản lý dự án kém hiệu quả, đặc biệt là do
không lập được các kế hoạch dự án khả thi.
Tuy nhiên, mọi người thường không thích đặt ra kế hoạch để rồi
tuân thủ nó. Có hai lý do: một là họ bảo thủ, chỉ làm việc dựa trên niềm tin;
hai là họ ngại sự ràng buộc vào một kế hoạch chỉ dựa vào ước lượng. Nhưng trong
thực tế, một công việc mà không có kế hoạch rất có thể không bao giờ hoàn
thành.
Hình dưới đây thể hiện độ khó của dự án theo thời gian.
Khi được yêu cầu lập kế hoạch, mọi người thường cảm thấy đây
là một công việc phức tạp, khó khăn. Tâm lý chung là không muốn lập kế hoạch, kết
quả là độ khó sẽ tăng dần theo thời gian khi triển khai dự án (đường số 1).
Trong nhiều trường hợp những khó khăn này sẽ nằm ngoài kiểm soát, dẫn tới dự án
bị thất bại.
Tuy nhiên, nếu bạn có lập kế hoạch thì những khó khăn ở giai
đoạn đầu sẽ lớn, sau đó giảm dần theo thời gian, và những khó khăn này thường nằm
trong vùng kiểm soát (đường số 2).
Vì vậy, lập kế hoạch là một yêu cầu bắt buộc. Sau đó sẽ kiểm
soát để đảm bảo quá trình thực hiện nằm trong kế hoạch đã đặt ra.
Lập kế hoạch là trả lời các câu hỏi: ai? cái gì? khi nào? tại
sao? bao nhiêu? bao lâu? Xem hình minh họa.
3.2 Chiến lược, chiến thuật và hậu cần
Để lập được kế hoạch phù hợp cho dự án cần phải quan tâm tới
ba yếu tố là chiến lược, chiến thuật và hậu cần.
Chiến lược là biện pháp tổng thể được sử dụng để thực hiện
công việc, còn được gọi là “định hướng hoạt động” (game plan).
Chiến thuật là chi tiết hóa của chiến lược, là các bước để
thực hiện chiến lược. Đây là lúc để đặt ra và trả lời các câu hỏi: ai? làm cái
gì? làm khi nào? ở đâu? làm thế nào? khi nào xong? chất lượng thế nào?
Hậu cần là việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện
dự án. Hãy tưởng tượng tới các binh sĩ mà không được cung cấp lương thực, chổ ở,
quần áo, thuốc men, súng đạn thì sẽ như thế nào?
3.3 Các thành tố tạo nên một kế hoạch dự án
– Bảng kê về “vấn đề” dự án phải giải quyết
– Bảng kê về nhiệm vụ dự án
– Các mục tiêu của dự án
– Các yêu cầu công việc của dự án, gồm một danh sách mọi kết
quả mà dự án cần phải đạt được theo các mốc thời gian, như các báo cáo, phần cứng,
phần mềm, quy trình.
– Tiêu chí đầu ra, dùng để đánh giá xem phần việc trước đó
đã hoàn thành hay chưa.
– Các thông số sản phẩm cuối cùng cần phải đạt được (thông số
kĩ thuật, thông số kiến trúc, phù hợp các tiêu chuẩn, tuân thủ các quy định).
– Cấu trúc phân rã công việc (WBS), đây là công cụ để xác định
mọi tác vụ phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu dự án. Một WBS cũng là
bức tranh minh họa đầy đủ về quy mô dự án.
– Tiến độ gồm các mốc thời gian và tiến độ cho các công việc
cụ thể.
– Các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án theo từng giai
đoạn
– Hệ thống kiểm soát
– Các thành phần/bộ phận đóng góp chính, trách nhiệm của mỗi
thành phần/bộ phận
– Danh sách các trở ngại, rủi ro
Kế hoạch cần được các bên thông qua, đồng ý và kí cam kết.
Kế hoạch vẫn được điều chỉnh trong phạm vi cho phép trong
quá trình thực thi dự án.
3.4 Các gợi ý để lập kế hoạch có hiệu quả
Việc lập kế hoạch nên có các thành phần sẽ thực hiện kế hoạch
tham gia, điều này sẽ tránh được rất nhiều rủi ro trong quá trình thực thi.
Nguyên tắc đầu tiên của lập kế hoạch dự án là luôn sẵn sàng
lập lại kế hoạch. Các chướng ngại vật không mong đợi chắc chắn sẽ xuất hiện và
phải được xử lý. Vì vậy không nên lập kế hoạch một cách quá chi tiết nếu kế hoạch
đó có khả năng sẽ thay đổi, điều này sẽ làm mất thời gian.
Vì các chướng ngại vật không mong muốn sẽ xuất hiện, nên lúc
nào cũng cần tiến hành phân tích rủi ro. Luôn phát triển kế hoạch B phòng khi kế
hoạch A không có hiệu quả.
Để phân tích rủi ro, luôn đặt ra câu hỏi “điều gì có thể trở
nên tồi tệ”? Từ đó sẽ có phương án để ngăn chặn hoặc có kết hoạch dự phòng?
Luôn đặt ra câu hỏi mục đích của việc làm này là gì? Điều
này tránh thực hiện các công việc vô ích.
WBS sẽ giúp ước lượng được thời gian, chi phí và các yêu cầu
về nguồn lực để thực hiện dự án.
3.5 Các bước trong việc lập kế hoạch dự án
– Xác định vấn đề mà dự án cần giải quyết
– Phát triển một bảng kê nhiệm vụ của dự án
– Đưa ra chiến lược
– Đưa ra được quy mô dự án
– Tạo ra WBS
– Dựa trên WBS, ước lượng thời gian, nguồn lực và chi phí
– Lập bảng tiến độ và ngân sách
– Cơ cấu tổ chức nhân sự
– Bảng kế hoạch
– Chuyển kế hoạch đến các bên liên quan để thông báo và xác nhận
-------
Cập nhật: 25/12/2019
-------
Xem thêm:
- QLDAPM (3) -