Bài trước: TinHocPhoThong(1)_Gõ bàn phím
-----
1.2 Tổ chức, lưu trữ dữ liệu
1.2.1
Lưu dữ liệu trong máy tính
Dữ liệu trong máy tính tồn tại ở nhiều dạng, như văn bản,
hình ảnh, âm thanh, video, mã thực thi,…v.v.
Dữ liệu được lưu trong các tập tin (file).
Tập tin là một đơn vị dữ liệu được đặt tên.
Tên của tập tin thường có định dạng như sau:
TenTapTin.PhanMoRong
Ví dụ: tập tin DuLieu.docx,
sẽ có tên là DuLieu và phần mở rộng
là docx.
Tên tập tin giúp người dùng nhận diện và phân biệt giữa các
tập tin, phần mở rộng giúp máy tính biết dùng chương trình nào để mở tập tin.
Ví dụ, nếu phần mở rộng là docx thì sẽ
dùng chương trình Microsoft Word để mở; nếu phần mở rộng là jpg thì dùng chương trình xem/xử lý ảnh
để mở.
Khi có nhiều tập tin, việc quản lý, tìm kiếm và sử dụng sẽ gặp
khó khăn nếu chúng ta không sắp xếp, và tổ chức chúng một cách hợp lý. Để sắp xếp
và tổ chức tập tin, trong máy tính có khái niệm Thư Mục (folder, directory). Có
thể hiểu đơn giản, thư mục là ngăn chứa, dùng để chứa tập tin. Nếu coi các tập
tin là các cuốn sách, thì thư mục giống như các ngăn của giá sách, dùng để chứa
các cuốn sách. Mỗi thư mục cũng có một cái tên, ví dụ: DuLieu2024, GhiChep,
CongViec.
Bạn có thể tạo thư mục trong ổ đĩa cứng của máy tính, trong
các ổ đĩa gắn ngoài (USB, DVD), trên mạng nội bộ hoặc trên Internet (Google
Drive).
1.2.2 Quy ước đặt tên thư mục, tập tin
Để đặt tên thư mục và tập tin một cách chuyên nghiệp, bạn có
thể thực hành theo các gợi ý sau đây.
Nguyên tắc đặt tên cho thư mục và tập tin:
-
Tên nên có tính mô tả chính xác nội dung bên
trong của thư mục/tập tin, tránh dùng các tên chung chung, mơ hồ. Ví dụ: không
nên đặt tên tập tin là abc.docx, word2.docx
-
Tên nên đặt ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ; không nên
có các từ ngữ không cần thiết. Ví dụ chỉ cần đặt tên là DuLieu2024.docx, chứ không cần dài dòng là DuLieuCuaNam2024.docx
-
Lựa chọn và sử dụng nhất quán một cách đặt tên
cho bản thân. Điều này giúp cho hệ thống thư mục và tập tin của bạn rất chuyên
nghiệp và thuận tiện trong quá trình sử dụng. Ví dụ: có thể luôn viết Hoa chữ
cái đầu tiên của mỗi từ trong tên, không sử dụng khoảng trắng, không dùng tiếng
Việt có dấu; ví dụ có thể đặt tên là DuLieu.docx,
BaiTap1.pptx;
-
Sử dụng các kí tự hợp lệ để đặt tên, gồm chữ hoa
(A-Z), chữ thường (a-z), kí số (0-9), dấu gạch ngang (-), dấu gạch chân (_);
không sử dụng các kí tự đặc biệt (!, khoảng trắng)
Có thể sử dụng thêm một số quy tắc khác khi đặt tên như:
thêm số thứ tự cho các tập tin, thư mục; thêm thời gian (tháng, năm); thêm các
từ khóa vào tên.
1.2.3 Lưu dữ liệu trên mạng
Để lưu trữ dữ liệu trên mạng, bạn có thể lưu trong mạng nội
bộ của công ty/cơ quan, hoặc lưu trên Internet.
Lưu dữ liệu trong mạng nội bộ
Bạn sẽ lưu dữ liệu trên các máy chủ, các thiết bị lưu trữ của
riêng công ty/cơ quan (Hình 4. Lưu trữ dữ
liệu trong mạng nội bộ). Điều này giúp dữ liệu của bạn được bảo mật, an
toàn. Khi vào làm việc tại các công ty/cơ quan, bạn sẽ được hướng dẫn, để có thể
sử dụng các hệ thống lưu trữ này. Các thao tác liên quan đến truy cập, quản lý,
sử dụng thư mục và tập tin cũng khá giống khi thực hiện trên máy cục bộ.
Lưu dữ liệu trên Internet
Lưu trữ dữ liệu trên Internet hay còn gọi là lưu trữ trên
đám mây (cloud) là việc lưu trữ dữ liệu của bạn trên các máy chủ của nhà cung cấp
dịch vụ ở nơi khác. Bạn sẽ thực hiện việc lưu trữ, truy cập dữ liệu thông qua kết
nối Internet.
Một số nhà cung cấp dịch vụ phổ biến như: Google Drive,
Dropbox, Onedrive, Box, Mega.
1.2.4 Lưu dự phòng dữ liệu
Một điều chắc chắn là máy tính không thể hoạt động ổn định
mãi được. Tới một thời điểm nào đó sẽ bị trục trặc phần cứng, phần mềm, hoặc bị
virut tấn công, dẫn tới mất dữ liệu.
Để không bị rơi vào tình trạng bị mất dữ liệu, ảnh hưởng tới
công việc; bạn nên có kiến thức và thực hiện các biện pháp lưu dự phòng dữ liệu.
Để lưu dự phòng dữ liệu, chúng ta cần xác định nhu cầu lưu dự
phòng, lựa chọn phương pháp lưu dự phòng và lựa chọn phần mềm lưu dự phòng.
Xác định nhu cầu lưu dự phòng:
-
Xác định loại dữ liệu cần lưu dự phòng (văn bản,
hình ảnh, âm thanh, video)
-
Ước lượng dung lượng cần lưu dự phòng (để chuẩn
bị thiết bị lưu trữ phù hợp)
-
Xác định tần xuất lưu dữ phòng
-
Xác định ngân sách cho việc lưu dự phòng
Lựa chọn phương pháp lưu dự phòng:
-
Lưu trữ cục bộ
-
Lưu trữ trên Internet
-
Lưu trữ kết hợp
Lựa chọn phần mềm lưu dự phòng:
-
Tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể sử dụng các
phần mềm lưu trữ cho phù hợp
-
Phần mềm có phí hay miễn phí
-
Phần mềm dùng để lưu dự phòng cho cá nhân hay tổ
chức
-
Lưu dự phòng trên máy cá nhân, mạng nội bộ, hay trên
Internet
Một vài kinh nghiệm cho cá nhân:
-
Không lưu dữ liệu trên ổ đĩa chứa hệ điều hành
(hệ điều hành thường được cài đặt ở ổ đĩa C:\)
-
Chỉ lưu dự
phòng các tài liệu do quá trình làm việc hàng ngày tạo ra, các tài liệu có sẵn
trên Internet hoặc chép từ nguồn khác về thì không cần phải lưu dự phòng.
-
Tập thói quen lưu dự phòng cho các tài liệu cá
nhân hàng ngày hoặc hàng tuần
1.2.5 Xem và đọc thêm
Tìm kiếm trong google, hoặc ra lệnh trong chatbot để đọc
thêm, sử dụng các từ khóa: tổ chức, lưu trữ dữ liệu trong máy tính;
1.2.6 Bài tập và thực hành
Bài tập 1. Bật và tắt chế độ xem phần mở rộng của tập tin
trong File Explorer.
Bài tập 2. Tổ chức thư mục lưu trữ như sau, thực hiện trên
máy tính cá nhân:
|\CongViec
| |--\2024
| | |--\Thang1
| | | |----DoanhThu.xlxs
| | | |----Luong.xlxs
| | |--\Thang2
|\TaiLieu
| |----MauCongVan.docx
| |----MauGiayNghiPhep.docx
|\TuHoc
| |----AITrongMarketing.docx
| |----PhanTichDuLieu.docx
Chụp hình hệ thống thư mục và tập tin vừa tạo.
Bài tập 3. Tổ chức thư mục lưu trữ như sau, thực hiện trên Google
Drive:
|\CongViec
| |--\2024
| | |--\Thang1
| | | |----DoanhThu.xlxs
| | | |----Luong.xlxs
| | |--\Thang2
|\TaiLieu
| |----MauCongVan.docx
| |----MauGiayNghiPhep.docx
|\TuHoc
| |----AITrongMarketing.docx
| |----PhanTichDuLieu.docx
Chụp hình hệ thống thư mục và tập tin vừa tạo.
Gợi ý:
Bài tập 1. Trong chương trình File Explorer, vào mục View,
đánh dấu chọn vào mục File name extensions để hiển thị phần mở rộng, bỏ dấu chọn
để ẩn phần mở rộng.
1.2.7 Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Phần mở rộng của một tập tin cho biết điều gì?
A. Tên của người tạo ra tập tin
B. Kích thước của tập tin
C. Dùng chương trình nào dùng để mở tập tin
D. Ngày tạo tập tin
Câu 2:
-----
Cập nhật: 6/9/2024
-----
Bài sau: