Các tổ chức có sử dụng hộp thư gmail để liên lạc với bên ngoài thường cho phép nhiều người trong tổ chức của mình cùng sử dụng một hộp thư.
Để sử dụng hộp thư gmail này, các tổ chức thường cấp luôn cho mọi người tên đăng nhập (user name) và mật khẩu đăng nhập (password).
Tình huống trên thường dẫn tới 1 số vấn đề:
- Các cá nhân tự tiện thay đổi mật khẩu, giao diện, và các cài đặt khác. Điều này gây ra các rắc rối không cần thiết.
- Người sử dụng phải nhớ nhiều thông tin (tài khoản đăng nhập + mật khẩu của hộp thư tổ chức, tài khoản đăng nhập + mật khẩu của hộp thư cá nhân).
- Mất thời gian trong quá trình sử dụng do phải chuyển qua lại giữa 2 tài khoản (tài khoản của tổ chức và tài khoản của cá nhân).
Để khắc phục các vấn đề trên, có thể sử dụng chức năng ủy quyền sử dụng hộp thư (delegation) của gmail.
Để sử dụng chức năng ủy quyền, tổ chức sẽ chỉ giao tài khoản này cho 1 cá nhân quản lý, cá nhân này sẽ có toàn quyền sử dụng, thay đổi mật khẩu, và các cài đặt khác.
Cá nhân này sẽ thực hiện ủy quyền sử dụng hộp thư của tổ chức cho các cá nhân khác.
Khi đã được ủy quyền, các cá nhân vẫn sẽ đăng nhập vào tài khoản của cá nhân và sử dụng bình thường, khi cần thiết có thể chuyển qua hộp thư của tổ chức một cách thuận tiện, nhanh chóng, không cần nhập mật khẩu, thực hiện đọc thư, gửi thư; tuy nhiên, không được phép đổi mật khẩu và không được thực hiện các cài đặt khác.
Cách thực hiện ủy quyền:
- Đăng nhập vào hộp thư của tổ chức
- Bấm vào biểu tượng hình bánh răng 
ở góc trên bên phải, chọn mục Settings, chọn mục Accounts and Import
- Trong mục “Grant access to your account”, bấm vào Add another account để nhập các tài khoản được ủy quyền
- Nhập địa chỉ email của người được ủy quyền, bấm Next step, lưu ý, chỉ chấp nhận địa chỉ của gmail.
- Bấm vào mục Send email to grant access để gửi thông tin xác minh tới hộp thư được ủy quyền
- Người được ủy quyền sẽ nhận được thông tin yêu cầu xác minh thông tin này qua email. Người được ủy quyền có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu này, nếu chấp nhận, sau 30 phút quá trình ủy quyền sẽ hoàn tất.
- Để kiểm tra xem việc ủy quyền có thành công hay không, tại hộp thư của tổ chức, vào Settings\Accounts and Import, trong mục Send email as sẽ có danh sách các hộp thư đã được ủy quyền.
Với các tài khoản đã được ủy quyền, trong hộp thư của cá nhân, người sử dụng có thể dễ dàng chuyển qua tài khoản của tổ chức bằng cách bấm vào biểu tượng mũi tên hình tam giác, bên cạnh địa chỉ email, ở góc trên bên phải. Chọn Switch account và chọn địa chỉ email của tổ chức.
Để gở bỏ ủy quyền
- Đăng nhập vào hộp thư của tổ chức
- Bấm vào biểu tượng hình bánh răng ở góc trên bên phải, chọn mục Settings, chọn mục Accounts and Import
- Trong mục “Grant access to your account”, bấm vào delete để xóa tài khoản nào không muốn ủy quyền.
Lê Gia Công
Tham khảo: http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=138350